Baustein 6.3

Taschengeldbuch



../res/aoo-tabellendokument.png
  • Einfache Formeln in benachbarte Zellen übertragen
  • Kopfzeilen fixieren
  • Wiederholungszeilen für den Ausdruck anlegen
  • Tabellendokument für den Ausdruck formatieren

../res/unten.png Hallo!
../res/unten.png Tabellendokument laden und speichern ../res/aoo-odt.png
../res/unten.png Seitenformat und Spaltenbreiten millimetergenau festlegen
../res/unten.png Zeilen einfügen und Daten ergänzen ../res/aoo-odt.png
../res/unten.png Eine Saldo-Formel eingeben und nach unten „füllen“ (übertragen)
../res/unten.png Datums- und Zahlenformate einstellen
../res/unten.png Zellenhintergrund einfärben ../res/aoo-odt.png
../res/unten.png Kopfzeilen fixieren
../res/unten.png Wiederholungszeilen für den Druck festlegen ../res/aoo-ods.png
../res/unten.png Ergänzende Festlegungen für den Ausdruck vornehmen ../res/aoo-ods.png
../res/unten.png Arbeit abschließen



Voraussetzung für die Bearbeitung dieses Bausteins


../res/oben.png Hallo!

res/01-cartoon.jpg

Cartoon von Harm Bengen
Quelle: de.toonpool.com
Wann hast du das letzte mal deinen Papa um einen Zuschuss zum Taschengeld angebettelt? Und? Was hat er geantwortet? „Wo hast du denn das ganze Geld gelassen?“ Genau das hat er gesagt? Und was hast du geantwortet? „Kann ich nicht mehr so genau sagen. Es ist aber alles weg!“

Möglicherweise hat er dich wissen lassen, es wäre klug von dir, wenn du Buch über deine Ausgaben führtest. Andernfalls könntest du auf keinen Zuschuss hoffen.

Hast du sofort verstanden, was er mit „Buch führen“ meint?

Nun, viele Leute führen ein Ausgabenbuch für ihren Haushalt, um festzustellen, wo das liebe Geld bleibt. Dann sind sie am Monatsende, wenn die Kasse leer ist, nicht mehr ratlos, warum das so gekommen ist.

Früher, als es noch keine Computer gab, bestand ein Ausgabenbuch genauso aus Papier, wie es deine Schulhefte heute noch tun. Die erforderlichen Rechnungen wurden schriftlich oder halbschriftlich ausgeführt.

Inzwischen gibt es natürlich clevere Apps, die dem Nutzer das Rechnen abnehmen. Aber diese Programme kosten natürlich in der Regel ein wenig Geld.

Wir wollen dir in diesem ITG-Baustein zeigen, wie du mit einem OpenOffice Tabellendokument ein elektronisches Ausgabenbuch anlegen kannst, das dich keinen Cent kostet. Schließlich willst du doch sparsam mit deinem Taschengeld umgehen, oder?

Nachfolgend zeigen wir dir das Arbeitsziel:

res/02-arbeitsziel.png

Da eine Tabelle in einem Tabellendokument mehr als 32.000 Zeilen haben darf, kann das Ausgabenbuch locker über ein ganzes Kalenderjahr geführt werden, ohne dass der Platz knapp wird.

Die Daten für den Monat August bilden nur ein Beispiel; mit ihrer Hilfe lernst du, das Ausgabenbuch anzulegen. Wenn es dir gefallen sollte, kannst du mit dem nächsten Monat beginnen, selbst über dein Taschengeld Buch zu führen. Wir sind sicher, dass diese Buchführung zu überraschenden Erkenntnissen führen wird.

So, und jetzt geht's los!



../res/oben.png Tabellendokument laden und speichern

../res/aoo-odt.png
taschengeld-0.ods
Auf der rechten Seite ist eine Ladeverknüpfung zu einem Tabellendokument angebracht, das einen Teil der oben abgebildeten Daten enthält. Schließlich soll ja die ITG-Stunde nicht damit verbracht werden, Texte und Zahlen einzutippen!


../res/oben.png Seitenformat und Spaltenbreiten millimetergenau festlegen

Der Doppelklick sorgt dafür, dass die Applikation Apache OpenOffice startet und den Inhalt des Dokuments «taschengeld-0.ods» in einem Fenster anzeigt.
res/04-odenwald-0.png

Wie du leicht durch einen Vergleich mit dem Arbeitsziel erkennen kannst, fehlen zwischen Zeile 9 und Zeile 10 fünf weitere Zeilen, in denen die Einkäufe für das neue Schuljahr beschrieben werden.

Bevor wir diese Ergänzung im nächsten Abschnitt vornehmen (Du weißt ja schon, wie das geht), wollen wir zunächst die Spaltenbreiten exakt so festlegen, dass ein Ausdruck der Tabelle gut in der Breite auf eine A4-Seite passt. Dazu schauen wir uns an, welches Seitenformat und welche Seitenränder eingestellt sind.
Es erscheint das folgende Dialogfenster:

res/04-seitenformat.png
Weil ein A4-Blatt 21,00 cm breit ist, darf dein Ausgabenbuch bis zu 17,00 cm breit sein, damit es in der Breite auf A4-Papier passt. Stelle daher die Spaltenbreiten so ein, wie es nachfolgend angegeben wird. Gehe dabei immer in der gleichen Weise vor:
Spalte
A
B
C
D
E
Summe
Breite
2,00 cm
7,00 cm
4,00 cm
1,80 cm
2,00 cm
16,80 cm

Sichere die vorgenommene Änderungen:

../res/oben.png Zeilen einfügen und Daten ergänzen

Jetzt kannst du gut erkennen, was in die einzelnen Zellen eingetragen wurde. Wie gesagt, es fehlen zwischen Zeile 9 und Zeile 10 fünf weitere Zeilen. Es wäre schön wenn du dich noch daran erinnern könntest, wie du das bewerkstelligen kannst:
res/07-zeilen-spalten.png

Weißt du, wie du einen „Accent aigu“ auf den Buchstaben „e“ gesetzt bekommst? Das ist ganz einfach:
So, das war's schon für diesen Abschnitt. Sicher ist dir aufgefallen, dass auch hier die Zahlen wieder ganz unterschiedlich dargestellt werden. Sie haben entweder kein Komma, ein Komma und eine Dezimalstelle oder ein Komma und zwei Dezimalstellen. Das ist nicht schön. Im übernächsten Abschnitt werden wir die Zahlen formatieren.
../res/aoo-odt.png
taschengeld-1.ods
Solltest du mit der reinen Dateneingabe nicht fertig werden, kannst du dir durch einen Klick auf das Symbol auf der rechten Seite ein Zwischenergebnis laden, das alle Daten enthält.




../res/oben.png Eine Saldo-Formel eingeben und nach unten „füllen“ (übertragen)

Zunächst wollen wir das Wort „Saldo“ erklären, das du vielleicht noch nie gehört hast: Ein Saldo ist in der Kontoführung der Betrag, der sich nach gegenseitiger Aufrechnung der Einnahmen und Ausgaben ergibt. Dabei wird eigentlich davon ausgegangen, dass alle Einnahmen und alle Ausgaben zunächst getrennt aufaddiert werden. Das machen wir nicht. Wir verrechnen jede neue Einnahme oder Ausgabe direkt mit dem vorliegenden Kontostand, das heißt, wir „saldieren“ nach jedem einzelnen Buchungsvorgang:
Die beiden Beispielrechnungen zeigen, dass der positive oder negative Betrag eines Vorgangs stets zum alten Saldo addiert werden muss, um den neuen Saldo zu erhalten.

res/09-alle-zellen.png
Diese Erkenntnis setzten wir sofort durch Eingabe einer Formel in der Zelle E4 um:
Das vorangegangene Bildschirmfoto zeigt, dass du in der Zelle E4 den korrekten neuen Saldo 20,87 € erhältst. Außerdem zeigt es einen roten Rahmen um den Zellbereich E5:E24. Dieser rote Rahmen erscheint, wenn man den Auswahlrahmen um die Zelle E4 an dem rechten unteren Angelpunkt mit der Maus ergreift und nach unten zieht:
Die Zelle E4 wird nun durch einen schwarzen Rahmen hervorgehoben (Aktivrahmen). An seinem rechten unteren Eckpunkt sitzt der Angelpunkt in Form eines kleinen schwarzen Quadrats.
Das Ergebnis dieser Aktion grenzt an ein Wunder, oder etwa nicht? Alle Salden sind fix und fertig berechnet.

res/09-alle-zellen.png

res/08-verschobene-pfeile.png
Du möchtest jetzt hoffentlich wissen, wie es zu dieser wundersamen Formelübertragung gekommen ist. Dazu musst du dir erst einmal anschauen, welche Formeln OpenOffice in die Zellen eingetragen hat.
Und das ist des Rätsels Lösung (siehe Grafik rechts):
Die Formel = E3 + D4, die du in die Zelle E4 eingetragen hast, kannst du auch ohne Adressen formulieren:
Diese Formulierung trifft auch exakt auf die Formel = E4 + D5 zu, die OpenOffice in die Zelle E5 übertragen hat. Das bedeutet: OpenOffice hat in Wirklichkeit die Formel gar nicht abgeändert, sondern nur die Adressen an den neuen Standort der Formel angepasst!

Beachte, dass die Pfeile, die du dir zu jeder Zelladresse in einer Formel vorstellen solltest, nicht nur zu benachbarten, sondern auch zu entfernten Zellen führen können. Aber auch solche langen Pfeile werden beim Übertragen einer Formel exakt verschoben.


../res/oben.png Datums- und Zahlenformate einstellen

Wir hatten schon im vorletzten Abschnitt festgestellt, dass wir mit den von OpenOffice verwendeten Datums- und Zahlenformaten nicht einverstanden sind. Diese werden wir nun ändern.

Wir beginnen mit dem Datumsformat in Spalte A.
Es erscheint ein Dialogfenster:

res/09-datumsformat.png
Jetzt kümmern wir uns um das Format der Beträge in den Spalten D und E.
Wiederum erscheint das inzwischen bekannte Dialogfenster:

res/10a-zahlen.png
res/10b-zahlen.png

res/10c-zahlen.png

Jetzt sieht das Ausgabenbuch schon recht gut aus:

res/11-alles-formatiert.png

../res/aoo-odt.png
taschengeld-2.ods
Solltest du beim Formatieren auf ein Problem gestoßen sein, das du nicht hast lösen können, kannst du dir durch einen Klick auf das Symbol auf der rechten Seite ein Zwischenergebnis laden, das alle Formatierungen enthält.



../res/oben.png Zellenhintergrund einfärben

Das Aussehen deines Ausgabenbuches erhält den letzten Schliff, wenn du noch die Zellen einfärbst, die eine besondere Bedeutung hinsichtlich der Gliederung des Ausgabenbuches haben.

res/12-farbpalette.pngErinnere dich daran, dass du ausgewählte Zellen oder Zellbereiche mit Hilfe der Farbpalette einfärben kannst, die sich hinter dem Farbeimer (Knopf «Hintergrundfarbe») in der Symbolleiste «Format» verbirgt.

Diese Farben haben wir bei der Herstellung des Arbeitsziels benutzt:

A1:E1 orange 2
Hauptüberschrift
A2:E2 cyan 1
Spaltenüberschrift
A23:E23 cyan 1
Monatsabschluss

Die farbige Monatsabschlusszeile haben wir eingefügt, damit wir einen besseren Überblick haben, wenn das Ausgabenbuch über mehrere Jahre hinweg geführt wird. Denn dann wird es aus vielen hundert Zeilen bestehen.


../res/oben.png Kopfzeilen fixieren

O ja, da gibt es noch ein kleines Problem, das zu lösen ist: Wenn das Ausgabenbuch mehr Zeilen enthält, als auf dem Bildschirm Platz vorhanden ist, verlierst du die Überschriften aus dem Blickfeld! Dieses Problem können wir auch mit dem Ausgabenbuch in der Fassung simulieren, in der es jetzt vorliegt.
res/11-a1-e1.png

Erkennst du nun das Problem? Du musst raten, welche Bedeutung welche Spalte hat! Nun ist das Ausgabenbuch noch sehr übersichtlich. Aber stelle dir einmal vor, dein Ausgabenbuch wäre ein breites Journal mit 20 oder mehr Spalten!

Glücklicherweise kann man in einer Tabellenkalkulation Kopfzeilen oder Kopfspalten „fixieren“ (fest setzen):

res/14-fixieren.png

Beachte, dass zwischen Zeile 2 und 3 eine schwarze Linie das Ende der Fixierung kennzeichnet. Zeile 3 ist also kein Bestandteil der Fixierung, obwohl die Zeile auch noch ausgewählt war, als du soeben den Fixierungsbefehl erteiltest.
Zufrieden?


../res/oben.png Wiederholungszeilen für den Druck festlegen

Die Einstellung zur Erhaltung der Kopfzeilen, die wir eben vorgenommen haben, gilt nur für den Bildschirm. Das können wir dir sehr leicht demonstrieren, indem wir dafür sorgen, dass in deinem Tabellendokument so viele Zeilen beschrieben sind, dass ein Ausdruck sich über zwei Seiten erstrecken würde:
Die Abbildung zeigt, dass du durch diese Aktion Folgedaten in die Spalte A eingetragen hast. Wir werden diese am Ende des Abschnitts wieder löschen.

res/15-folgedaten.png

Jetzt schauen wir uns einmal an, wie dieses Tabellendokument ausgedruckt würde.
In dem Fenster des Tabellendokuments wird dir nun die erste Seite der Druckvorschau angezeigt:

res/16a-seitenansicht.png

In dem Fenster des Tabellendokuments wird dir nun die zweite und letzte Seite der Druckvorschau angezeigt:

res/16b-seitenansicht.png

Du kannst deutlich erkennen, dass auf der zweiten Seite die Kopfzeilen fehlen.

Wenn du dafür sorgen möchtest, dass die Kopfzeilen wiederholt werden, dann musst du jetzt folgende Schritte unternehmen:
Es erscheint ein Dialogfenster:

res/17-wiederholungszeilen.png
Du kannst dich nun davon überzeugen, dass deine Festlegung der Wiederholungszeilen funktioniert:
Wieder zufrieden? Dann lösche jetzt die nur zu Testzwecken eingetragenen Daten:
../res/aoo-odt.png
taschengeld-3.ods
Falls du es möchtest, kannst du dir durch einen Klick auf das Symbol auf der rechten Seite das bisher erreichte Zwischenergebnis auf deinen Rechner laden.




../res/oben.png Ergänzende Festlegungen für den Ausdruck vornehmen

Wenn du dir noch einmal die Seitenansicht deines Tabellendokuments anschaust, wirst du noch ein paar Schönheitsfehler entdecken:
Diese drei Schönheitsfehler werden wir in der angegebenen Reihenfolge korrigieren.
res/18-kopfzeile.png
res/19-tabellengitter.png
res/20-ausrichtung.png


../res/oben.png Arbeit abschließen

../res/aoo-ods.png
taschengeld-4.ods
Du hast nun den Baustein komplett bearbeitet und kannst daher deine Arbeit abschließen. Falls du Probleme hattest, es zu erreichen, kannst du dir hier auch mit dem Symbol auf der rechten Seite die fertige Lösung herunterladen.

Das fertige Dokument liegt zur Zeit auf dem Schreibtisch deines Rechners; dort sollte es nicht liegenbleiben.
Das war's für heute. Bis zum nächsten Mal!



Letzte Änderung: 17.10.2017